Círculos de Calidad como
técnica para incrementar la productividad.
La idea
básica de los Círculos de Calidad consiste en crear conciencia de calidad y
productividad en todos y cada uno de los miembros de una organización, a través
del trabajo en equipo y el intercambio de experiencias y conocimientos, así
como el apoyo recíproco. Todo ello, para el estudio y resolución de problemas
que afecten el adecuado desempeño y la calidad de un área de trabajo,
proponiendo ideas y alternativas con un enfoque de mejora continua.
Definiciones
Un Círculo
de Calidad es un pequeño grupo de personas que se reúnen voluntariamente y en
forma periódica, para detectar, analizar y buscar soluciones a los problemas
que se suscitan en su área de trabajo.
Un Círculo
de Calidad está formado por pequeños grupos de empleados que se reúnen e
intervienen a intervalos fijos con su dirigente, para identificar y solucionar
problemas relacionados con sus labores cotidianas.
Un Círculo
de Calidad está integrado por un reducido número de empleados de la misma área
de trabajo y su supervisor, que se reúnen voluntaria y regularmente para
estudiar técnicas de mejoramiento de control de calidad y de productividad, con
el fin de aplicarlas en la identificación y solución de dificultades
relacionadas con problemas vinculados a sus trabajos.
El Círculo
de Calidad es un grupo pequeño que desarrolla actividades de control de calidad
voluntariamente dentro de un mismo taller. Este pequeño grupo lleva a cabo
continuamente, como parte de las actividades de control de calidad en toda la
empresa, autodesarrollo y desarrollo, mutuo control y mejoramiento dentro del
taller, utilizando técnicas de control de calidad con participación de todos
los miembros.
Un grupo pequeño de empleados que realizan
tareas similares y que voluntariamente se reúnen con regularidad, en horas de
trabajo, para identificar las causas de los problemas de sus trabajos y
proponer soluciones a la gerencia.
Los Círculos de
Calidad
La
popularidad de los Círculos de Calidad, se debe a que favorecen que los propios
trabajadores compartan con la administración la responsabilidad de definir y
resolver problemas de coordinación, productividad y por supuesto de calidad.
Adicionalmente, propician la integración y el involucramiento del personal de
la empresa con el objetivo de mejorar, ya sea productos o procesos.
En otras
palabras los Círculos de Calidad se dan cuenta de todo lo erróneo que ocurre
dentro de una empresa, dan la señal de alarma y crean la exigencia de buscar
soluciones en conjunto. Los empleados de cada Círculo forman un grupo natural
de trabajo, donde las actividades de sus integrantes están de alguna forma
relacionadas como parte de un proceso o trabajo.
La tarea de cada uno de ellos, encabezada por
un supervisor, consiste en estudiar cualquier problema de producción o de
servicio que se encuentre dentro del ámbito de su competencia. En la mayoría de
los casos, un Círculo comprende un proyecto de estudio que puede solucionarse
en tres meses aproximadamente y que no tomará arriba de un semestre.
La misión de un
Círculo pueden resumirse en:
Contribuir a mejorar y desarrollar a la empresa.
Respetar el lado humano de los individuos y edificar
un ambiente agradable de trabajo y de realización personal.
Propiciar la
aplicación del talento de los trabajadores para el mejoramiento continuo de las
áreas de la organización.
El término Círculo de Calidad tiene dos
significados. Se refiere tanto a una estructura y a un proceso como a un grupo
de personas y a las actividades que realizan. Por consiguiente, es posible
hablar de un proceso de Círculo de Calidad al igual que de la estructura del
mismo.
Estructura: La estructura
de un Círculo de Calidad es fundamentalmente la forma como esta integrado el
grupo y se define de acuerdo con la posición de los miembros dentro de una
organización empresarial. En la práctica, los Círculos de Calidad requieren de
un periodo prolongado de labores
bajo la tutela de un Asesor.
Proceso:
el proceso de un Círculo de Calidad está dividido en cuatro subprocesos.
1) Identificación de problemas, estudio a fondo de las
técnicas para mejorar la calidad y la productividad, y diseño de soluciones.
En esta
etapa los miembros del Círculo de Calidad, se reúnen para exponer todos los
problemas, enlistados correspondientes a su área de trabajo -es importante
detectar todos los problemas que son percibidos. Una vez que se han obtenido
éstos, se jerarquizan por su orden de importancia, siendo relevante que todos
los integrantes den su opinión, haciendo valer sus puntos de vista y con la
coordinación del líder.
Por
consenso se elige el problema de mayor importancia, el cual pasará a ser el proyecto.
Posteriormente, se recopilan todos los datos para precisar el problema con
orientación hacia su solución. Esta información se analiza y discute. Habiendo
elegido la mejor solución o en su caso la primera y segunda alternativa, se
elabora un plan de acción correctiva o de mejoramiento.
2) Explicar, en una exposición para la
Dirección o el nivel gerencial, la solución propuesta por el grupo, con el fin
de que los relacionados con el asunto decidan acerca de su factibilidad.
El plan de acción
correctiva o de mejoramiento es expuesto a la Dirección o la Gerencia, para
continuar con un diálogo con otras áreas y niveles, involucrándose éstas según
lo requiera el análisis. Si existe acuerdo se autoriza la implantación, pero si
por alguna causa no se aprueba, se explica al grupo y se les motiva a encontrar
otra solución más viable.
3) Ejecución de la solución por parte de
la organización general.
El plan de
trabajo aprobado es puesto en marcha por los integrantes del Círculo de Calidad
con el respaldo y la asesoría de los niveles superiores y en su caso de las
áreas involucradas.
4) Evaluación
del Éxito de la propuesta por parte del Círculo y de la organización.
Esta parte es muy importante ya que permite constatar
aciertos y errores y en consecuencia instrumentar adecuaciones de mejora.
El papel de los
Círculos de Calidad es:
Identificar problemas.
Seleccionar el problema de mayor importancia.
Hacer que el Círculo investigue dichos problemas.
Encontrar las soluciones.
Tomar medidas, en caso de que el Círculo este
autorizado a hacerlo.
Hacer una exposición de los problemas y posibles
soluciones ante la dirección.
La característica esencial es el esfuerzo creativo del
grupo para solventar problemas, lo cual requiere:
Identificación del problema.
Selección del problema. Debe escogerlo, entre el
universo de posibles problemas.
Análisis del problema.
Solución del problema, para lo cual a veces se habrá
de recurrir a ayudas externas si el grupo no cuenta con los medios necesarios.
Presentación en dirección, previa experimentación de
la solución. Es muy importante, aquí que el grupo tenga la seguridad de que sus
ideas y trabajo llegan a la dirección y de que ésta tenga en cuenta y reconozca
su valor creativo.
En el caso que la dirección no decida aceptar su
propuesta deberá explicar claramente él por qué.
Los beneficios que aportan los Círculos de Calidad
Los Círculos de Calidad generan en las personas un
sentimiento de satisfacción y pueden proporcionarles el reconocimiento de sus logros.
Estos se deben a tres razones:
Una mayor conciencia del trabajo en equipo.
En aumento en la participación de los individuos.
Mejoras en el modo de realizar tareas y, por lo tanto,
el aumento de la calidad.
El fomento del espíritu de equipo mediante los
Círculos de Calidad puede tener un efecto extraordinario en el ambiente de toda
la organización.
La comunicación también mejora enormemente con los
Círculos de Calidad. Naturalmente la comunicación entre ambos miembros del
grupo mejora, pero también se beneficia la comunicación horizontal entre
círculos dedicados a campos de trabajo diferentes y la comunicación vertical
entre la fábrica y la dirección.
Al nivel de trabajadores, los Círculos de Calidad
pueden juntar a personas que, aunque hayan estado trabajando en la misma rama,
apenas se hayan llegado a conocer; con la ayuda del Círculo, no sólo discuten
cosas juntos, sino que también obran de común acuerdo.
Y en cuanto a la comunicación vertical, los Círculos
de Calidad hacen una gran aportación a favor de la compensación por parte de la
dirección del propio personal.
Los directores quedan muchas veces sorprendidos ante
el entusiasmo y conocimientos de sus empleados, y los empleados disfrutan de la
oportunidad de emplear sus capacidades y ver que se hace buen uso de ellas.
Tipos de indicadores
de desempeño
Los indicadores de desempeño de los procesos también llamados KPI (del inglés: Key
Performance Indicator), se centran en cómo se realiza la tarea, midiendo su
desempeño y si logran ciertos objetivos. Este indicador debe ser calculado por
un índice (generalmente representado por un número) que retrate el progreso del
proceso en su conjunto o en parte.
Los indicadores de rendimiento estratégico tienen la función de comprobar si la
organización está logrando los objetivos establecidos por la alta dirección,
los llamados objetivos estratégicos. Una herramienta ampliamente utilizada para
ayudar en la determinación de estos objetivos es el Balanced Scorecard o
Cuadro de Mando Integral.
Tipos de
indicadores del desempeño de los procesos
- Indicadores de eficiencia
- Indicadores de eficacia
- Indicadores de capacidad
- Indicadores de productividad
- Indicadores de calidad
- Indicadores de lucro
- Indicadores de rentabilidad
- Indicadores de competitividad
- Indicadores
de efectividad
- Indicadores
de valor
La eficacia es la relación entre los resultados obtenidos y los
resultados deseados: hacer de la mejor
manera, es decir, lograr los resultados esperados
La eficiencia es la relación entre los resultados obtenidos y los recursos
utilizados: hacer la mejor manera
utilizando la menor cantidad de recursos
Podemos decir que la eficiencia significa
ser eficaz utilizando la menor cantidad de recursos posibles, se centra en
el proceso y
en los recursos aplicados. Por ejemplo, para reducir los costos. Ya la eficacia se centra en el producto, en los resultados
logrados y puede aportar más lucros como beneficio.
Indicadores de capacidad:
Relación entre la cantidad que se
puede producir y el tiempo para que esto ocurra. Por ejemplo: El fabricante de
automóviles X es capaz de producir 200 coches al mes.
Indicadores de productividad:
Relación entre las salidas generadas
por un trabajo y los recursos utilizados para ello. Ejemplo: Un trabajador
puede instalar 20 m² de piso en una hora. Otro, puede instalar sólo 17 m² piso
en una hora, por lo tanto, es menos productivo que el primero.
Indicadores de calidad:
Relación entre el total de las
salidas (todo lo que se produjo) y las salidas apropiadas para uso, es decir,
sin defectos o inconformidades. Ejemplo: 980 piezas apropiadas para cada 1000
producidas (98 %de conformidad).
Indicadores de beneficio:
Relación porcentual entre el lucro y
las ventas totales. Ejemplo: Una empresa vendió BsS 200.000,00 de mercaderías y
calcula un lucro de BsS 20.000,00. Por lo tanto, el lucro es 10 %.
Indicadores de rentabilidad:
Relación entre la ganancia y la inversión realizada en la empresa. Ejemplo: En la
misma empresa del ejemplo anterior se invirtió BsS 500.000,00, con un lucro de
BsS 20.000,00. El rendimiento fue de 4 %.
Indicadores de competitividad:
Relación de la empresa con respecto a la
competencia. El marketshare o cuota de mercado se puede usar para eso.
Indicadores de efectividad:
La efectividad es la combinación de
la eficacia con la eficiencia.
Indicadores de Valor:
Relación
entre el valor percibido cuando se recibe algo (un producto, por ejemplo) y la
cantidad gastada efectivamente para obtener lo que se recibió.
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