CONTROL DE PROYECTO
La finalidad básica del control es la modificación del
comportamiento de la persona u objeto que se controla. Consecuentemente,
tratándose de la creación de sistemas de control es fundamental preguntar, cual
es el tipo de modificación que deberá acarrear aquella en el comportamiento de
la persona o del objeto sometido al control. En el caso del control
administrativo, se mira básicamente el comportamiento humano. El
comportamiento de objetos tales como computadoras u otro tipo de maquinaria,
pertenece al campo de la ingeniería.
El control es una función que se realiza mediante
parámetros que han sido establecidos anteriormente al acaecimiento del fenómeno
controlado, es decir, el mecanismo de control es fruto de una planificación y,
por lo tanto, apunta al futuro. El sistema de control se proyecta sobre
la base de previsiones del futuro y debe ser suficientemente flexible para
permitir adaptaciones y ajustes que se originen en discrepancias entre el
resultado previsto y el ocurrido.
PARÁMETROS DEL CONTROL
El mantenimiento de un adecuado control de proyectos requiere al
Project manager el prestar una atención especial a tres parámetros:
La situación del proyecto en el momento presente,
en comparación con la que se previó se habría alcanzado.
Las circunstancias que pueden afectar al futuro
del proyecto y a sus posibilidades de éxito.
La previsión en torno a las condiciones de
finalización y entrega, en comparación con las que se habían establecido
en la planificación inicial.
Los dos primeros parámetros son una fuente de información consistente para
el control interno, mientras que el tercero de ellos está más orientado a
la evaluación. El
análisis de todas estas variables en conjunto permite tomar medidas correctivas
que eviten desajustes en materia de costes o de programación que, de cualquier
otra forma, podrían terminar siendo causantes de situaciones difíciles de
reconducir y, muy probablemente, también del fracaso del proyecto.
Técnicas para el control de tiempo y costo
1. Definir
parámetros específicos de control:
Cuanto mejor definidos estén los parámetros de
control, mejor será esta labor, Además, es esencial que establezcas valores
mínimos y máximos que te permitan saber cuándo existe un déficit o, por el
contrario, cuando se han cumplido con creces los objetivos.
2. Proporcionar
información actualizada:
La información es clave para el control de proyectos.
Debe estar actualizada y proporcionarse casi que al instante de todo cuanto
ocurra. Ten en cuenta que de ella dependen las medidas que tomarás para mejorar
las acciones o corregir fallos que surjan durante el proceso.
3. Habilitar vías
para una retroalimentación eficaz:
El líder del proyecto, además de nombrar responsables
para la labor de control y monitoreo, debe asegurarse de que las vías por las cuales
circularán los datos son eficaces realmente, dinámicas y útiles. Y, claro,
tendrá que certificar que el personal vinculado al proyecto puede acceder a
ellas.
4. Evaluar las
soluciones:
Si bien es cierto que la dinámica de muchos procesos
nos obliga a actuar casi sobre la marcha, eso no quiere decir que las
soluciones que implementemos sean producto de la improvisación y la
desesperación. Una vez identificado un fallo o una incidencia de cualquier
tipo, es necesario analizar las soluciones que surjan en el momento y valorar,
con ayuda de los criterios iniciales y teniendo en cuenta tus objetivos, cuál
es la mejor de todas.
5. Liderazgo y
autoridad del director de proyectos:
Sentido de equilibrio, ponderación, capacidad de
respuesta y facilidad para la comunicación son las habilidades adicionales que
debe desplegar un director de proyectos a la hora de llevar a cabo las labores
de control. Todo esto, claro está, sumado a su rol de líder y a su capacidad de
gestión.
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